Hvilke kunder tjener I penge på? Sådan regner du margin pr. kunde

De fleste rengøringsvirksomheder kender deres samlede dækningsgrad fra regnskabet. Langt færre kan svare på det spørgsmål, der faktisk styrer bundlinjen: hvad tjener vi på den enkelte kunde? Og det er et problem, for gennemsnittet lyver.

Gennemsnittet dækker over taberne

En virksomhed med 20 kunder og en samlet dækningsgrad på 30 % har sjældent 20 kunder med 30 %. Den har typisk en håndfuld kunder på 45-50 %, en stor midtergruppe, og 3-4 kunder, der reelt ligger på 5-10 % eller under nul. De dårlige kunder er usynlige i regnskabet, fordi de gode betaler for dem.

Konsekvensen: I bruger jeres bedste folk og jeres knappe tid på kunder, der dræner forretningen, og priser nye tilbud ud fra et gennemsnit, der er kunstigt pænt.

Regnestykket

Margin pr. kunde kræver fire tal pr. kunde pr. måned:

1. Omsætning: kontraktsum plus fakturerede ekstraopgaver.
2. Løn for de faktiske timer: ikke de budgetterede timer fra tilbuddet, men dem der reelt blev brugt, inklusive tillæg.
3. Kørsel og transporttid: den betalte køretid og kilometerne til og fra adressen.
4. Materialer og øvrige direkte omkostninger: midler, maskiner, underleverandører.

Margin = omsætning minus (2 + 3 + 4). Divider med omsætningen, og I har dækningsgraden pr. kunde.

Tallet, der oftest vælter regnestykket, er nr. 2. Tilbuddet blev regnet på 12 timer om ugen; virkeligheden er 14,5, fordi lokalerne er mere belastede end antaget, eller fordi kunden "lige" har fået flyttet en afdeling ind. Uden faktiske timer pr. kunde opdager I det aldrig.

Fra årsopgørelse til hverdagsværktøj

Margin pr. kunde er kun interessant, hvis tallet er friskt. En analyse ved årsafslutningen fortæller, hvad I tabte sidste år. Et løbende tal ændrer beslutningerne i denne måned:

• Genforhandling med fakta. "Vi har brugt 21 % flere timer end aftalt de sidste tre måneder" er et andet udgangspunkt end en mavefornemmelse.
• Prissætning af nye tilbud. Når I ved, hvilke kundetyper der reelt koster, priser I det næste tilbud rigtigt fra start.
• Prioritering af driftslederens tid. Optimér ruterne og bemandingen der, hvor marginen faktisk er truet.
• Farvel i tide. Nogle kunder skal siges op. Det er lettere at beslutte med et tal end med en fornemmelse.

Kravet til jeres system

For at margin pr. kunde kan være live og ikke et kvartalsprojekt, skal tre datastrømme mødes automatisk: timerne fra medarbejdernes tidsregistrering, omkostningerne fra driften og omsætningen fra kontrakter og fakturaer. Ligger de i tre forskellige systemer, bliver regnestykket lavet fire gange om året. Ligger de samme sted, er det bare en side, man åbner mandag morgen.

Det er præcis den side, Indsigt i Sweepit er: timer fra appen, omkostninger fra driften og omsætning fra kontrakterne, samlet til en live margin pr. kunde med advarsler, når den skrider.