Fra lead til underskrevet kontrakt: e-signering og tilbud uden print og scan

En forespørgsel om erhvervsrengøring har kort holdbarhed. Kunden, der skriver mandag, har typisk også skrevet til to konkurrenter, og den leverandør, der først står med et professionelt tilbud, sætter standarden for resten af forløbet. Alligevel ser salgsprocessen i mange rengøringsvirksomheder sådan ud: forespørgslen lander i en indbakke, tilbuddet bygges i Word, sendes som vedhæftning, printes, underskrives, scannes og arkiveres i en mappe, måske.

Hvert led er et sted, hvor aftalen kan gå i stå. Her er flowet, der ikke gør.

1. Forespørgslen skal lande i en pipeline, ikke en indbakke

En indbakke er et arkiv, ikke et arbejdsredskab. Enhver forespørgsel, fra hjemmesiden, telefonen eller et netværksmøde, skal ind i én pipeline med en ejer og et næste skridt. Så kan man mandag morgen se, hvilke deals der er ved at dø af ventetid, i stedet for at opdage det, når kunden har valgt en anden.

Et konkret greb: en formular på jeres egen hjemmeside, der opretter leadet direkte i pipelinen. Ingen genindtastning, intet "jeg videresender lige mailen til Benjamin".

2. Virksomhedsdata skal hentes, ikke tastes

Navn, adresse, CVR, selskabsform: alt sammen ligger i CVR-registret. Et opslag ved oprettelsen sparer fem minutters tastearbejde pr. lead og, vigtigere, fjerner fejlene i kontrakter og fakturaer bagefter.

3. Tilbuddet skal bygges af blokke, ikke fra en tom side

Et godt rengøringstilbud har samme skelet hver gang: ydelser, frekvenser, pris, vilkår. Med skabeloner og genbrugelige blokke tager tilbuddet 15 minutter i stedet for en aften, og det ligner jer hver gang, samme logo, samme sprog, samme vilkår.

4. E-signering: fordi print og scan dræber momentum

Digitale underskrifter er juridisk bindende i Danmark og EU (eIDAS-forordningen), og har været det længe. Alligevel sendes rengøringskontrakter stadig til print. Det koster dage, og dage koster aftaler: hver dag mellem "vi er enige" og "der er underskrevet" er en dag, hvor konkurrenten kan ringe, og budgettet kan flytte sig.

Med et signeringslink underskriver kunden på telefonen samme eftermiddag. Og med dokument-tracking kan I se, hvornår tilbuddet blev åbnet, hvilket gør opfølgningen præcis: Ring når kunden har læst det, ikke tre dage senere på gefühl.

5. Vundet aftale skal blive til drift uden genindtastning

Det sidste og mest oversete led: Aftalen er underskrevet, og nu skal kunde, lokationer, serviceplan og kontrakt oprettes i driftssystemet. Hvis det sker ved at taste det hele igen, opstår to problemer: fejl og forsinkelse. Kunden, der skrev under fredag, forventer opstart, ikke ventetid.

I et samlet system er "vundet" en knap: dealen bliver til kunde med serviceplan og kontrakt, klar til planlægning samme dag. Det er hele pointen med at have salg og drift samme sted.

I Sweepit er pipelinen, CVR-opslaget, tilbudseditoren, e-signeringen og deal-til-kunde-konverteringen ét flow. Fra første kundekontakt, til kunden hver dag.